Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej fyflow.pl oraz formularzy kontaktowych i kwalifikacyjnych jest:

Igor Szyszka.

2. Jakie dane zbieramy

W związku z korzystaniem ze strony oraz formularzy FyFlow możemy przetwarzać następujące dane:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Adres sklepu internetowego (URL)
• Informacje przekazane w formularzu kwalifikacyjnym (np. wolumen zamówień, rola w firmie, opis problemu biznesowego)
• Dane przekazywane podczas rozmowy konsultacyjnej oraz w trakcie realizacji usługi (np. dane konfiguracyjne sklepu Shopify, treść zgłoszeń klientów Twojego sklepu, jeśli korzystasz z AI Support Agent lub AI Returns Manager)
• Dane techniczne zbierane automatycznie (adres IP, dane przeglądarki, dane o ruchu na stronie) — jeśli na stronie wykorzystywane są narzędzia analityczne

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Kontakt i obsługa zapytań — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania niezbędne przed zawarciem umowy) oraz lit. f (prawnie uzasadniony interes administratora).
• Kwalifikacja leadów i przygotowanie oferty — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Realizacja usługi (wdrożenie i utrzymanie systemu AI Support Agent / AI Returns Manager) — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Marketing własnych usług (np. wysyłka informacji o FyFlow) — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda), jeśli wymagana odrębną zgodą.
• Wypełnienie obowiązków prawnych (np. księgowych, podatkowych) — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a w szczególności:

• Dane z formularzy kontaktowych/kwalifikacyjnych — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, jeśli nie doszło do zawarcia umowy.
• Dane przetwarzane w związku z realizacją umowy — przez czas trwania współpracy oraz okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi, zwykle 5 lat od zakończenia roku, w którym wystawiono ostatni dokument księgowy).
• Dane klientów Twojego sklepu, przetwarzane w ramach działania AI Support Agent / AI Returns Manager — przez czas trwania umowy z Tobą, zgodnie z odrębnymi ustaleniami dotyczącymi powierzenia przetwarzania danych.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi:

• Dostawcy infrastruktury technicznej (np. dostawca usług VPS/hostingowych).
• OpenAI (dostawca modeli językowych GPT-4o) — w zakresie niezbędnym do przetwarzania zapytań w ramach działania AI Support Agent i AI Returns Manager.
• Shopify — w zakresie integracji z platformą e-commerce klienta.
• Podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne, jeśli jest to niezbędne do prowadzenia działalności.

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy z wykorzystywanych przez nas dostawców (np. OpenAI) mogą przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO (np. standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską).

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

8. Plik cookies

Nasza strona nie wykorzystuje plików cookies śledzących. Wykorzystywane są jedynie pliki niezbędne do prawidłowego działania strony.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przetwarzanych danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem, w tym m.in. szyfrowanie połączeń, ograniczony dostęp do infrastruktury oraz regularne aktualizacje zabezpieczeń wykorzystywanych systemów.

10. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie fyflow.pl.